P2p процесс в закупках что это
Перейти к содержимому

P2p процесс в закупках что это

  • автор:

Автоматизация закупок в P2P

Управление Softline E-Commerce с 2019 года занимается автоматизацией закупок (E-Procurement) для крупного бизнеса. Собственный штат профессиональных специалистов и огромный опыт разнообразных проектов позволяют нам решать задачи любой сложности вне зависимости от особенностей закупочных процессов у клиентов или используемых ими платформ.

Что такое управление закупками и Procure-To-Pay (P2P)

Управление закупками — это управление процессом приобретения товаров и/или услуг для достижения стратегических целей компании. По сути, целью закупок является своевременное обеспечение компании необходимыми ресурсами хорошего качества и по конкурентным ценам. Коммерческие организации тратят на это до 40% своей прибыли, а потому правильно организованный процесс закупок позволяет эффективно управлять заказами, сокращать расходы и повышать прозрачность финансовых операций.

Procure-To-Pay (P2P) — процесс, который начинается с заказа товара, услуги или лицензии и заканчивается его оплатой и получением. В рамках P2P идет взаимодействие между предприятиями и поставщиками.

Зачем нужна автоматизация закупок

Исходя из нашего опыта и данных сторонних исследований, мы знаем, что в настоящее время до 80% всех компаний при закупках пользуются ручными или, в лучшем случае, полуцифровыми инструментами, что приводит к избыточным временным затратам и рискам, связанным с информационной безопасностью. Автоматизация закупок поможет:

  • Контролировать и снизить расходы.
  • Исключить риски в области безопасности данных.
  • Повысить эффективность процесса в целом.

P2P подходит для автоматизации обработки заказов и запросов коммерческих предложений (сокращение сроков обработки до 5 минут); отслеживания счетов на оплату, процессинга заказа на закупку; формирования закрывающих документов.

Выбор инструментов автоматизации закупок

Компания Softline использует разные сценарии автоматизации. Выбор инструмента зависит от целей проекта и особенностей бизнес-процессов той или иной компании-клиента.

Наиболее популярные решения автоматизации закупок

Softline E-Supply. Кастомизированный B2B-интернет-магазин. Клиенты могут в режиме онлайн видеть персональные цены и оформлять заказы или запросы коммерческих предложений с минимальными временными затратами.

Используется в следующих случаях:

  • Клиент — крупная компания, где часть закупок проходит вне основного плана (не стратегические закупки).
  • Клиент — компания, для которой важно наличие корпоративного B2B-магазина у поставщика при участии в торгах.
  • Клиент — компания, в которой не автоматизирован процесс закупок через постоянных поставщиков, соответственно, есть риск влияния человеческого фактора.

Интеграция с закупочными платформами по API. Программный файл с каталогом Softline, подходящий для работы с любой платформой. API может состоять из любых блоков в зависимости от требований заказчика.

Используется в следующих случаях:

  • Наличие у клиента собственного портала закупок.
  • Наличие у клиента стороннего решения, где проводятся закупки (B2B-порталы или маркетплейсы с возможностью сравнения цен различных поставщиков).

Интеграция с внутренними системами заказчика. Отдельные модули автоматизации встраиваются во внутренние системы клиента. С помощью такого решения можно автоматизировать как оформление заказов и доступ 24/7 к актуальному каталогу, так и всю цепочку работы над заказом на платформе клиента.

В случае с этим вариантом нужно тщательное изучение всех бизнес-процессов заказчика и создание индивидуального решения под поставленные задачи и требования по части автоматизации закупок.

Что в итоге?

Автоматизация закупок сокращает количество ресурсов, которые необходимо тратить на повторяющиеся процедуры, одновременно обеспечивая хранение всех данных и документов по закупкам в едином цифровом пространстве. Как следствие затраты компании могут снизиться до 20%. Польза несомненна.

Если возникли вопросы или вас интересует автоматизация закупок через Softline E-Commerce, пишите нам на электронную почту e-supply@softline.com.

Мы с радостью вам поможем!

теги

  • промышленность
  • логистика
  • цифровая трансформация
  • корпорации
  • торговля

рекомендуем

Как сократить время загрузки веб-сайта на 30% и увеличить лояльность пользователей

Как сократить время загрузки веб-сайта на 30% и увеличить лояльность пользователей

SimpleOne ITAM

Как усилить защиту сайтов от кибератак

Как усилить защиту сайтов от кибератак

Мы помогаем нашим клиентам из сферы ритейла контролировать, совершенствовать и автоматизировать процессы

Мы прекрасно знаем, что даже кажущиеся незначительными проблемы, возникающие в процессе «от закупки до платежа», могут отрицательно сказаться на долгосрочной эффективности компании. Именно поэтому мы помогаем нашим Клиентам контролировать, совершенствовать и автоматизировать процессы, включающие прогнозирование, наличие товара на полке и категорийный менеджмент с минимальными временными и операционными затратами.

Внедрение автоматизации процессов и совершенствование категорийного менеджмента имеет фундаментальное значение для цепочки поставок в сфере розничной торговли, поскольку категорийный поиск поставщиков и категорийная стратегия непосредственно приводят к увеличению дохода, если клиенты видят актуальность и ценность предоставленных им решений.

Потребители воспринимают различные продукты, относящиеся к одной и той же категории, как сопоставимые, как некую замену друг друга. Вот почему продуктовыми категориями необходимо управлять как стратегическими единицами, приносящими дополнительную прибыль и доходы за счет повышения удовлетворенности клиентов.

Мы также помогаем реализовать прозрачную политику закупок и лучшие практики интегрированного бизнес-планирования, а также адаптировать процесс управления товарными запасами с учетом складских и ограничений.

Комплексное планирование ассортимента продукции может увеличить рентабельность продаж на 8-13%

Diagram to track profit margins

Valuement Group consultant working on Purchase to Pay & Source to Pay systems

Процессы P2P и S2P

Мы обладаем глубокими знаниями о потенциальных возможностях и сложностях закупок и знаем, что применение передовых практик имеет решающее значение для создания ценности, обеспечения контроля и минимизации затрат.

Действительно, мы применяем системы Purchase to Pay и Source to Pay, оказывающие влияние на все три вышеперечисленные цели.

Процесс P2P или Procure-to-Pay, также называемый req to check, относится к бизнес-процессам, охватывающим запросы, покупку, получение, оплату и учет товаров и услуг.

Процесс S2P (Source-to-Pay) охватывает весь процесс закупок: от управления расходами, стратегического поиска поставщиков и управления поставщиками до процесса закупок, управления эффективностью и кредиторской задолженности.

Процесс S2P начинается с поиска, ведения переговоров, заключения контракта с поставщиком товаров и завершается окончательной оплатой. Инструменты Source-to-pay представляют собой программное обеспечение, критически важное для бесперебойного функционирования отделов закупок. И это действительно так. Сюда входят такие виды деятельности, как аукционы, анализ затрат, категорийный менеджмент, заявки на закупку, поиск поставщиков, выставление счетов и отношения с поставщиками.

В заключение можно сказать, что процессы P2P и S2P позволяют компаниям в кратчайшие сроки снизить затраты на управление закупками и отслеживать каждую фазу своих процессов, что помогает увидеть весь спектр информации, на основе которой можно действовать стратегически:

  • происходит ли необоснованная трата ресурсов и где именно
  • существуют ли какие-либо неиспользованные возможности и где именно
  • какие товары и услуги можно получить более удобным способом и с наименьшим уровнем риска

Новые программные решения предоставляют компаниям новые способы настройки, оптимизации и установления изменений цен внутри организации

Graphic whiteboard with an outline for setting, optimizing, and enforcing pricing changes

A Valuement Group consultant analize retail optimization

Оптимизация розничной торговли

И последнее, но не менее важное, — наш опыт в оптимизации розничной торговли в отношении ассортимента и оптимизации промо процессов позволяет нам предлажить клиентам комплексные решения для оптимизации ценообразования, рекламных акций, уценки, площадей и ассортимента.

Но наша конечная цель выходит далеко за пределы оптимизации процессов, наша задача состоит в том, чтобы позволить клиентам полностью использовать возможности продаж и при этом достичь высокого уровня обслуживания.

Все о Process Mining от ProcessMi

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

ТОП причин для внедрения Process Mining в P2P-процесс

Procure-to-pay (P2P) относится к процессам, которые начинаются с заказа товара и заканчиваются его оплатой. P2P включает в себя системы закупок, множество финансовых операций и в основном осуществляется при помощи софта.

Эффективное управление данным процессом может повысить показатели производительности компании на 75% и снизить количество ошибок на 70%, как показывают исследования. Однако и мониторинг, и оптимизация P2P – не самая простая задача.

Process mining помогает ее решить, визуализируя и анализируя procure-to-pay, выявляя ошибки в процессе, области для оптимизации и автоматизации.

Автоматизация отдельных этапов

Процедуры формирования цен или заключения сделок в рамках процесса P2P иногда подразумевают под собой операции, выполняемые вручную. Они часто становятся причиной возникновения потенциальных ошибок в работе, простоев и потерь времени.

С помощью процессной аналитики можно выявлять подобные операции, чтобы автоматизировать их и в дальнейшем контролировать. Некоторые инструменты process mining способны создавать цифровых двойников (Digital Twin), которые позволяют спрогнозировать эффект от автоматизации, понять, стоит ли продолжать намеченный проект.

Таким образом, анализ процессов помогает избежать дополнительных расходов и добиться максимальной производительности. Например, одна из промышленных компаний использовала process mining для повышения прозрачности процесса P2P. Аналитики получили подробную информацию об уровне его автоматизации, отклонениях в нем, нецелевых закупках, потерях на скидках, оборотном капитале и оценке возврата инвестиций (ROI). В компании провели необходимые изменения на основе полученных результатов, что привело к снижению затрат.

Минимизация «необдуманных» покупок

«Необдуманная», или нецелевая покупка подразумевает игнорирование соответствующих инструкций и договорных соглашений, отказ от сравнения цен и переговоров. Такое свойственно для сложных P2P-процессов и приводит к приобретению продукта по более высокой цене или более низкого качества.

Процессная аналитика помогает выявить и предотвратить случаи таких покупок. Некоторые вендоры ПО подобного класса предлагают клиентам настраиваемые информационные панели для расчета KPI каждого процесса. Аналитики могут использовать их для постоянного мониторинга и своевременного вмешательства при несоответствующих действиях.

Оценка эффективности работы поставщиков

Независимо от размера компании, каждый P2P-процесс требует партнерства по закупкам. Участниками процесса могут быть местные, государственные и правительственные учреждения, небольшие по масштабу временные поставщики или крупные постоянные. Для эффективности процесса и удовлетворенности клиентов решающее значение имеет умение контролировать их работу.

Process mining способен помочь в управлении отношениями с поставщиками, анализируя данные систем управления взаимоотношениями (SRM). С помощью изучения процессов можно определить неэффективных партнеров, опираясь на показатели времени доставки товара, качества услуг и объема финансовых затрат. Таким образом проще решать проблемы, возникающие по вине поставщиков, или заменять их на более эффективных.

Например, компания Azkonobel, производящая химикаты, с помощью process mining за один год оптимизировала систему SRM с 40% до 70% при одновременном снижении затрат.

Эффективное использование скидок

Компаниям не удается воспользоваться преимуществами скидок наличными, поскольку это требует создания различных договоров и мониторинга всех деталей условий оплаты. С помощью process mining можно контролировать показатели динамики дисконтов, определять, является ли скидка действительно выгодной, увеличивать количество переговоров без дополнительных затрат.

К примеру, компания Deutsche Telekom AG благодаря анализу процессов сэкономила более 66 миллионов евро за счет:

  • выявления и сокращения дублирующих платежей;
  • максимизации скидок;
  • увеличения количества заказов на поставку с 73% до 85%;
  • обеспечения своевременных оплат товара на 20%.

Профилактика заявок с «произвольным» оформлением

Заявки в свободной форме – это те, которые содержат требования, не упоминающиеся в инструкциях или технологических документах, создают дополнительную нагрузку для участников P2P-процесса и приводят к ошибкам на каждом его этапе. Самостоятельно определить первоисточники таких «проблем» сложно.

Process mining позволяет определить участников процесса, которые генерируют подобные заказы, а также затраты, которые они вызывают. С таким пониманием команды P2P могут перепроектировать, спланировать свои процессы, чтобы гарантировать, что стороны обеспечат всё, что подразумевали условия сделки.

По материалам AI Multiple

Procure-to-Pay

Компания Kimberly-Clark стремится предлагает поставщикам по всему миру простой и стандартизированный порядок обработки операций. Мы ценим отношения с поставщиками и хотим, чтобы им было легко вести с нами дела.

Отдел закупок компании Kimberly-Clark использует единую стратегию закупок и категоризации для эффективного осуществления закупок и получения конкурентных преимуществ на рынке.

Процесс Procure-to-Pay начинается с заказчиков на наших предприятиях и в офисах, релизуется через одобрение заказа на закупку и отправку заказа поставщикам. После выполнения заказа на закупку компания Kimberly-Clark проверяет счет и, получив действительный счет-фактуру, своевременно производит оплату.

Legal Policy Image

Заказы на покупку

Legal Policy Image

Использование заказов на покупку — стандартная политика компании Kimberly-Clark и способ сообщить о намерении в отношении закупки материалов и услуг. Для выполнения своих обязательств по закупке мы предоставляем поставщикам следующие требования в отношении заказов на покупку.

Портал для поставщиков P2P позволяет обмениваться электронными заказами на закупку, подтверждениями заказов на закупку (POA), предварительными уведомлениями об отправке (ASN) и счетами, а также дает возможность круглосуточно и без выходных просматривать статус платежей в защищенной зоне портала.

Наши требования к заказам на закупку позволили упростить процесс оплаты услуг поставщиков:

  • Прежде чем оказывать услуги или поставлять товары, поставщики обязаны получить заказ на закупку от компании Kimberly-Clark.
  • Если заказ на закупку содержит неверную или неполную информацию, НЕ выполняйте его; свяжитесь со специалистом по закупкам, чтобы уточнить все необходимые сведения, прежде чем подтверждать заказ на покупку.
  • До отправки материалов компания Kimberly-Clark должна одобрить любые количественные изменения и замену материалов в заказе на покупку.
  • До выставления счета заказ на закупку должен быть подтвержден.
  • Поставщики подтверждают заказы на покупку, отправляя документ под названием «Подтверждение заказа на покупку» (POA) через портал для поставщиков P2P или систему, в которой был получен заказ на закупку.
  • Компания Kimberly-Clark должна быть уведомлена о любых изменениях идентификационного номера поставщика-налогоплательщика, банковских реквизитов, контактного лица, физического адреса компании, адреса электронной почты, номера телефона или факса компании.
  • Сообщения, касающиеся заказов на закупку, полученных на портале для поставщиков P2P, следует направлять посредством этого портала.

Legal Policy Image

Порядок выставления счетов

Legal Policy Image

Для своевременной обработки счетов поставщики должны выбрать надлежащий способ отправки счетов. Компания Kimberly-Clark использует систему электронного выставления счетов посредством электронного обмена данными или портала для поставщиков P2P, если иное не предписывают нормативные требования.

Все счета должны включать действительный номер заказа на закупку Kimberly-Clark, в противном случае платежи будут обрабатываться с задержкой. Не присылайте дополнительные копии счетов по обычной и электронной почте или по факсу. Излишние копии счетов отсрочат выплату.

Поставщики обязаны соблюдать нижеперечисленные требования к счетам, а также требования к отправке счетов, принятые в регионе.

Как выставить счет?

Поставщики обязаны направлять все счета в электронной форме посредством электронного обмена данными (EDI) или портала компании Kimberly-Clark для поставщиков Procure-to-Pay (P2P). Счета необходимо высылать согласно инструкциям в заказе на закупку.

В небольшом количестве заранее оговоренных случаев счета можно отправлять при помощи иных способов. Специалист отдела закупок компании Kimberly-Clark поможет вам выбрать наиболее подходящий метод отправки счетов.

Портал для поставщиков P2P позволяет обмениваться электронными заказами на закупку, подтверждениями заказов на закупку (POA), предварительными уведомлениями об отправке (ASN) и счетами с возможностью круглосуточно и без выходных просматривать статус платежей в защищенной зоне портала.

Требования к счетам, выставляемым в электронной форме, соответствуют стандартным форматам, включая EDI 810, XML и CSV.

Нажмите здесь для просмотра полного перечня требований к счетам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *