Что определяет штатную структуру персонала
Перейти к содержимому

Что определяет штатную структуру персонала

  • автор:

Структура персонала организации

Структура персонала — это совокупность отдельных групп работников, объ­единенных по какому-либо признаку.

Структура персонала

Организационная структураэто состав и соподчиненность взаи­мосвязанных звеньев в управлении, которые включают аппарат управ­ления и производственные подразделения.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Фун­кция управления представляет собой часть процесса управления, вы­деленную по определенному признаку (качество, труд и зарплата, учет и т. д.); обычно выделяют от 10 до 25 функций.

Ролевая структурахарактеризует коллектив по участию в творчес­ком процессе на производстве, по коммуникационным и поведенчес­ким ролям. Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам, характеризуют активную позицию в решении проблем­ных ситуаций, в поиске альтернативных решений (генераторы идей, эрудиты, критики). Коммуникационные роли определяют содержание и степень участия в информационном процессе, взаимодействие в обме­не информацией. Выделяют лидеров, связных, координаторов. Поведенческие роли характеризуют типовые психологические модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, в конфликтных ситуациях (оптимист, нигилист, конформист, кляузник и др.).

Штатная структура определяет количественно-профессиональ­ный состав персонала, состав подразделений и перечень должностей, размеры оплаты труда и фонд заработной платы работников.

Социальная структурахарактеризует трудовой коллектив организации как совокупность групп по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению.

Половозрастная структура персонала — соотношение групп по полу (мужчины, женщины) и возрасту. Возрастная структура характеризуется долей лиц, соответствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава персонала различают следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20-24, 25-29, 30-34, 35-39, 40-44, 45-44, 45-49, 50-54, 55-59, 60-64, 65 лет и старше.

Структура персонала по уровню образования (общего и специального) характеризует выделение лиц, имеющих высшее образование, в том числе по уровню подготовки: бакалавр, специалист, магистр, незаконченное высшее, среднее специальное, среднее общее, специальное среднее, начальное образование.

Квалификационная структура персонала – совокупность работников различного уровня квалификации (квалификация — степень и вид профессиональной обученности, уровень знаний по специальности), необходимой для выполнения определенных трудовых функций.

Структура по стажу может рассматриваться двояко: по общему стажу и стажу работы в данной организации. Общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16-20, 21-25, 25+30 и т.д.

Стаж работы в данной организации характеризует стабильность трудового коллектива. Статистика выделяет следующие периоды: до 1 года, 1-4, 5-9, 10-14, 15-19, 20-24, 25-29, 30 лет и более.

Социальная структура организации может быть статистической или аналитической.

Статистическая структура отражает распределение персона­ла и движение его в разрезе категорий и групп должностей. Напри­мер, можно выделить персонал основных видов деятельности (лица, работающие в основных и вспомогательных, научно-исследователь­ских и опытно-конструкторских подразделениях, аппарате управле­ния, занятые созданием продукции, услуг или осуществляющие об­служивание этих процессов) и неосновных видов деятельности (ра­ботники ремонтного, жилищно-коммунального хозяйства, подразде­лений социальной сферы). Все они в своих подразделениях занимают должности руководителей, специалистов, рабочих, и основные све­дения о них содержатся в текущей отчетности.

Аналитическая структура определяется на основе специальных исследований и расчетов и подразделяется на общую и частную. В разрезе общей структуры персонал рассматривается по таким при­знакам, как стаж работы, образование, профессия; частная структура отражает соотношение отдельных категорий работников, на­пример, «занятые тяжелым трудом с помощью простейших приспособлений и без них»; «выполняющие работу вручную, не при машинах; «выполняющие ручную работу по обслуживанию машин механизмов», «занятые на обрабатывающих центрах» и проч.

Критерием оптимальности структуры персонала является соотношение численности работников различных должностных групп объемом работ, свойственным каждой должностной группе, выраженным в затратах времени.

Штатная структура

Штатная структура определяет количественнопрофессиональный состав персонала, размеры оплаты труда и фонд заработной платы работников.

Расчет фонда заработной платы позволяет обосновать расходы по заработной плате как в абсолютной величине, так и в виде удельного веса заработной платы в стоимости продукции. Расчет фонда заработной платы (Фзп) производится по формуле:

где Нзп — норматив фонда заработной платы в процентах от стоимости продукции (работы, услуги);

Оп — плановый объем выпуска продукции, руб.

Расчет численности персонала производится для определения общей численности работников предприятия по отраслевым нор-

Социальная структура коллектива мативам численности работников на 1 млн руб. продукции и в зависимости от ее объема выпуска (рассмотрен в гл. 3)

Рис. 9.4. Социальная структура коллектива мативам численности работников на 1 млн руб. продукции и в зависимости от ее объема выпуска (рассмотрен в гл. 3).

Штатное расписание определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления организацией.

Исходными данными для составления штатного расписания являются:

  • • организационная структура управления;
  • • фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 млн руб. продукции;
  • • численность управленческого персонала организации;
  • • штатное расписание организации за предыдущий год;
  • • гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по трудовым договорам;
  • • плановые (фактические) индексы инфляции.

Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать один раз в год путем индексации дополнительных окладов и тарифных ставок. В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземплярах — для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отделы кадров — информация по вакантным должностям.

В условиях инфляции существуют три простых способа индексации заработной платы сотрудников:

  • • путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах с расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;
  • • путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда (МРОТ) работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различным должностям. Например,

МРОТ = 4330 руб. Коэффициент для расчета зарплаты — 5 МРОТ. Тогда должностной оклад равен 21 650 руб.;

• путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 10%, то размер коэффициента — 1,10 для всех работников. При зарплате базисного года 20 000 руб., зарплата на плановый год составит 22 000 руб.

Пример штатного расписания организации показан в табл. 9.6.

Штатное расписание предприятия

Наименование подразделений и должностей

3.3. Штатная структура системы управления персоналом

Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы.

В составе штатной структуры разрабатываются следующие документы:

• фонд заработной платы;

• расчет численности персонала;

• штатное расписание предприятия.

Исходными данными для формирования штатной структуры являются:

• плановые объемы производства;

• нормативы численности и заработной платы;

• схема организационной структуры управления;

• типовые (фактические) штатные расписания.

Фонд заработной платы позволяет обосновать расходы по зарплате как в абсолютной величине, так и в виде удельного веса заработной платы в стоимости продукции:

ФОТ = Нфот Х Vn (1)

где ФОТ — фонд заработной платы, тыс.

Нфот — норматив фонда заработной платы в % от стоимости продукции; Vn — плановый объем выпуска продукции.

Существуют только рекомендации границ нормативов заработной платы для различных типов предприятий (15-50%).

Расчет численности персонала производится для определения общей численности работников по отраслевым нормативам численности работников на тыс. руб. продукции и в зависимости от ее объема выпуска:

Тема 3. Структура системы управления _персоналом

3.4. Ролевая и социальная структуры системы управления персоналом

Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

где Lo — общая численность работников, чел.;

Нч — норматив численности работников на 1 тыс. руб продукции, чел/тыс, руб.;

Уф — объем выпуска продукции (выручка).

Численность управленческого персонала рассчитывается по формуле, аналогичной вышеприведенной формуле общей численности персонала:

где Нуп — численность управленческого персонала на 1 млн.

руб. продукции.

Расчетные значения численности и фонда заработной платы предприятия необходимо разделить между аппаратом управления и производственными подразделениями с помощью коэффициента централизации (Ку). Коэффициенты централизации выводятся по группе однородных предприятий и зависят от числа производственных подразделений, уровня кооперирования, специализации производства и соотношения численности рабочих и служащих. Для расчета используют следующую формулу:

ФОТуп = Ку х ФОТ (5)

Численность значения (Ку) находится в диапазоне от 0,1 до 1,0 в зависимости от типа предприятия. Пример расчета для строительного предприятия:

• фонд заработной платы Ф = 540 млн. руб.

• коэффициент централизации К = 0,3

Тогда фонд заработной платы управленческого персонала составит: Ф = 0,3 х 540 = 162 млн. руб. / год

Штатное расписание определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и ФОТ (Фонд оплаты труда) по аппарату управления фирмы.

Исходными данными для составления штатного расписания являются:

• ФОТ управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 тыс. продукции;

• численность управленческого персонала;

• штатное расписание фирмы за предыдущий год;

• гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по контрактам.

РАЗДЕЛ 2. Система управления персоналом организации

Таблица 6 (начало)

Ролевая структура коллектива

1. Творческие роли

Выдвигает принципиальные идеи, определяет ключевые проблемы, предлагает альтернативы решения, определяет пути и средства реализации идей.

Доводит фундаментальные идеи до прикладного решения, обладает способностями соединения разных идей, разрабатывает технологию использования выдвинутых идей на практике.

Носитель энциклопедических сведений по широкому кругу проблем в прошлом и настоящем.

Обладает способностями оценить целесообразность той или иной идеи и дать правильный совет по ходу обсуждения.

Личным примером и обаянием заряжает группу верой в успех общего дела, побуждает других работать добросовестно.

Подвергает критическому анализу ход и результаты работы группы, дает критическую и часто негативную оценку выдвигаемых идей.

Организует работу группы, увязывает в процессе «мозгового штурма» работу отдельных членов группы с позиции достижения конечной цели._

_2. Коммуникационные роли_

Лидер | Человек, обладающий в группе высоким личным и профессиональным ав-

торитетом, оказьтающий влияние на поведение группы в целом и отдельных ее членов.

Связной Связывает на неформальной межличностной основе членов группы, ино-

гда конфликтующих между собой, обеспечивает внешние взаимосвязи группы.

«Сторож» Распределяет и контролирует потоки информации, оценивая важность или

второстепенность сообщений, и доводит их до лидера.

Координатор Осуществляет увязку действий отдельных членов группы с точки зрения

достижения конечной цели в контакте с лидером.

Проводник Человек, хорошо знающий географию и историю района, структуру организации и обеспечивающий связи группы с внешней средой._

_3. Поведенческие роли_

Всегда уверен в успехе общего дела, находит пути выхода из кризисных ситуаций, заражает своими позитивным поведением членов группы. Всегда не уверен в успехе общего дела, имеет критическую точку зрения, чаще всего отличную от общепринятой, выглядит «черной вороной». Следует общепринятым нормам поведения, пассивно соглашается с решением группы, представляя «молчаливое большинство».

Упорно держится известных норм, стоит до последнего в своем мнении, не соглашаясь с рациональным решением группы.

Фиксирует и комментирует события, происходящие в жизни людей, в мире, на работе, в спорте и быту._

1 Егоршин А.П. Управление персоналом. — Н. Новгород, 1997. — С. 211.

Ролевая структура фирмы определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками и является важным инструментом в системе работы с персоналом. Пример ролевой структуры представлен в таблице 6.1

Тема 3. Структура системы управления _персоналом

Борец за правду Общественник

«Казанская сирота» «Ерш»

Собирает и способствует распространению слухов, часто не проверенных и

готов писать жалобы во все ин-

ложных. Во всем видит личную обиду станции.

Является носителем и выразителем общественной морали, философии предприятия, прав человека. Может играть как прогрессивную, так и консервативную роль.

Увлечен общественной работой, нередко продумывает и выполняет «почины» и «мероприятия» в рабочее время. К своим обязанностям по службе относится посредственно.

Напускает на себя загадочный важный вид, давая понять, что он многое знает и у него есть «рука».

Ищет сочувствия у окружающих, жалуясь на свое бедственное положение и непонимание в коллективе и среди руководства.

Обычно пребывает в раздраженном состоянии, отталкивая от себя друзей и наживая врагов, конфликтует с руководством и коллегами. Занимается преимущественно личными делами на работе (читает лекции, пишет диссертацию, обустраивает квартиры, дачи и пр.), при этом сильно используя свое служебное положение.

Не проявляет никакой активности в труде, занимается второстепенными делами (спит, читает газеты, курит, ходит по отделам), ведет пустые разговоры. Тщеславный человек обычно маленького роста с манией величия, гениальности, непризнанности, стремящийся занять руководящее кресло, любит рассказывать о своих успехах и достижениях._

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, поиске альтернативных решений.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией в процессе принятия решений.

Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, быту, на отдыхе и т.д. в конфликтных ситуациях и играют важную роль в коллективе.

Каждому человеку приходится исполнять в той или иной степени все три вида ролей.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирование, наблюдение, материалы аттестации, результаты проведения ролевых игр и т.д.

Социальная структура характеризует трудовой коллектив по социальным показателям, т.е.как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, национальному и социальному составу, уровню образования, семейному положению.

Исходными данными для анализа социальной структуры являются;

• листки по учету кадров;

• результаты социологических исследований;

• материалы аттестационных комиссий;

• приказы по кадровым вопросам.

В практике управления перед проведением радикальных реформ (выборы руководителя, акционирование и т.д.) необходимо знать реальное соотношение сил в коллективе с позиции готовности к работе в новых условиях. Для этого необходимо знать структуру кол

РАЗДЕЛ 2. Система управления персоналом организации

лектива по признакам «прогрессивности» и «мотивации». Например по признаку «прогрессивности» трудовой коллектив можно разделить на три группы:

1) передовая часть, «мотор», в которую входят творческие личности с ярко выраженной самомотивацией деятельности;

2) средняя часть, «маховик», в которую входят трудолюбивые и исполнительные работники, мотивированные на материальное поощрение;

3) отсталая часть, «коррозия», в которую входят нарушители трудовой дисциплины и бездельники, способные работать только под воздействием административного принуждения

^ г Вопросы для самопроверки:

1. От чего зависит место и роль кадровой службы в организационной структуре компании? Приведите примеры таких организационных структур.

2. Перечислите принципы построения организационной структуры кадровой службы компании.

3. Что включает в себя функциональная структура систему управления персоналом?

4. Охарактеризуйте типовую структуру кадровой службы компании.

5. Какие виды ролей в рамках ролевой структуры системы управления персоналом Вы знаете?

Что характеризуют творческие, коммуникационные и поведенческие роли? Дайте развернутый ответ.

1. На основании данных известной Вам организации составьте:

• штатное расписание. Рекомендации по выполнению работы:

1) Укажите вид деятельности анализируемой организации.

2) Если штат управленческого персонала организации больше 50 человек, можно взять несколько или одно структурное подразделение.

3) При построении функциональной структуры на пересечении строк и столбцов проставляются символы, отражающие степень участия отдельных функциональных подразделений и руководителей в выполнении конкретных функций данного подразделения. Применяются следующие символы: О — отвечает за выполнение данной функции, принимает решение, подписывает документ; И — представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции; У — участвует в выполнении данной функции; С — согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций; П — подготавливает и оформляет документы, организует исполнение функций. Символы необходимо проставлять по каждой из функций, выполняемых отделом по управлению персоналом (или другого отдела службы управления персоналом), определяя степень участия того или иного отдела или должностного лица в

Тема 3. Структура системы управления _персоналом Роли Сотрудник А Сотрудник Б Сотрудник В Сотрудник Г 1. Творческие Генератор идей Эксперт Эрудит 2. Коммуникационные Лидер Координатор Связной 3. Поведенческие Оптимист Нигилист Догматик 3. Разработайте социальную структуру Вашей организации или структурного подразделения по признакам пола, возраста, стажа работы, образования. Представьте материал в виде диаграмм. Подготовьте краткие выводы по результатам анализа и рекомендации по совершенствованию социальной структуры коллектива.

выполнении этих функций. Если в выполнении той или иной функции какой-либо из отделов не принимает участия, то клеточка остается пустой.

2. На основе таблицы 5 (из учебного пособия) сделать анализ ролевой структуры семьи, руководства Вашей организации или структурного подразделения, где вы работаете. Результат можно представить в табличной форме отмечая крестиком совпадение ролей у конкретных личностей.

Структура персонала

Персонал имеет сложную взаимосвязанную структуру и может быть рассмотрен по нескольким признакам (рис. 13).

Организационная структура — это состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев в управлении, которые включают аппарат управления и производственные подразделения.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Функция управления представляет собой часть процесса управления, выделенную по определенному признаку (качество, труд и зарплата, учет и т.д.). Обычно присутствует от 10 до 25 функций.

Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, по коммуникационным и поведенческим ролям. Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам, характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, в поиске альтернативных решений (генераторы идей, эрудиты, критики). Коммуникационные роли определяют содержание и степень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией. Выделяют лидеров, связных, координаторов. Поведенческие роли являют типовые психологические модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, в конфликтных ситуациях (оптимист, нигилист, конформист, кляузник и др.).

Социальная структура характеризует трудовой коллектив предприятия как совокупность групп по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению.

Штатная структура определяет количественно-профессиональный состав персонала, состав подразделений и перечень должностей, размеры оплаты труда и фонд заработной платы работников.

Персонал находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других работников. Процесс обновления коллектива называется сменяемостью (оборотом) кадров. Выбытие может быть обусловлено объективными и субъективными причинами, в числе которых различают биологические (ухудшение здоровья), производственные (сокращение штатов), социальные (наступление пенсионного возраста), личные (семейные обстоятельства), государственные (призыв на военную службу). Однако в целом повышенный оборот кадров снижает укомплектованность рабочих мест исполнителями, отвлекает от обязанностей высококвалифицированных специалистов для помощи новым сотрудникам, нарушает морально-психологический климат в коллективе, вызывает экономические потери. Соответственно в статистике используются многочисленные абсолютные и относительные показатели оборота по приему и выбытию кадров.

Наибольший практический интерес представляет текучесть кадров, которая связана с субъективными причинами: увольнением сотрудника по собственному желанию, а также по инициативе администрации. Считается, что нормальная текучесть кадров составляет до 5% в год. Движение кадров отражается в балансе, который содержит данные о численности работников на начало и конец периода, числе поступивших и выбывших за период (квартал, год) по специальностям, профессиям, категориям, источникам прибытия и причинам ухода.

Движение персонала характеризуется абсолютными и относительными показателями оборота и текучести.

  • Оборот по приему — число лиц, зачисленных на работу после окончания учебных заведений по оргнабору, в порядке перевода из других организаций, по распределению, по направлению органов трудоустройства, по приглашению самой организации.
  • Оборот по выбытию — численность лиц, уволившихся из организации за данный период, сгруппированных по причинам выбытия.
  • Необходимый оборот по выбытию — уход в армию или на пенсию.
  • Излишний оборот (текучесть) — уход по субъективным причинам: по собственному желанию, увольнение за нарушение трудовой дисциплины.

Относительный оборот персонала:

Эффективное управление персоналом организации невозможно без отработанной системы информации, которая должна давать исчерпывающие сведения о работниках, служить исходной базой для их расстановки, перемещения и наиболее эффективного использования. Поэтому кадровые службы регулярно собирают различные данные о состоянии персонала организации и проводят их детальный анализ. Такие данные получили название «статистика человеческих ресурсов». В ней содержится информация о различных сторонах управления персоналом — производительность, издержки на рабочую силу, профессиональное обучение, динамика рабочей силы, аттестация сотрудников, резерв на продвижение кадров и др. Каждая организация использует собственные показатели, отображающие специфику ее деятельности и традиции. Вместе с тем накоплен опыт работы по сбору обобщенных и наиболее распространенных показателей статистики человеческих ресурсов.

В системе управления персоналом внедрены некоторые унифицированные виды документации:

  • плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, по оплате труда);
  • первичная учетная (учет труда и зарплаты);
  • отчетно-статистическая (численность сотрудников, баланс рабочего времени, средняя зарплата, производительность труда, высвобождение работников);
  • социальное обеспечение (пенсии, пособия, льготы, социальное страхование);
  • организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, приказы, правила, решения).

Кадровые службы в обязательном порядке заводят на сотрудников личные дела. В соответствии с вышеприведенной классификацией составляются проекты приказов (о приеме на работу и увольнении, о переводе и перемещении, о награждении), план (отчет) подготовки и повышения квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с указанием подразделений и категорий, штатное расписание, табели учета рабочего времени, трудовые договоры (контракты), графики аттестации сотрудников, направления для трудоустройства и т.д.

Информация о персонале включает совокупность всех оперативных сведений, а также их обработку для кадрового планирования.

К ее оформлению предъявляется ряд требований:

  • простота — информация должна содержать только те данные и в том объеме, какие необходимы в конкретном случае;
  • наглядность — сведения должны быть немногословными, т.е представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, для этого используют таблицы, графики, цветное оформление материала;
  • однозначность — сведения не должны допускать двоякого толкования, они формируются в соответствии с требованиями грамматики и логики;
  • сопоставимость — сведения приводятся в сопоставимых единицах и относятся к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *