Агентства в тендере что это
Перейти к содержимому

Агентства в тендере что это

  • автор:

Агентства в тендере что это

В российском законодательстве нет понятия «тендер», наиболее близкий ему по смыслу термин — торги.

Тендер — это один из способов совершать закупки. Заказчик хочет получить товар или услугу и объявляет об этом, а потенциальные исполнители предлагают свои варианты решения задачи или просто торгуются: кто предложит меньшую цену, тот и получит заказ.

В процедуре обычно три стороны: заказчик, оператор (организатор) торгов и исполнители (участники). Оператор торгов — это электронная система, которая помогает публиковать заказы в открытом доступе и регламентирует порядок проведения торгов.

Кто может объявить тендер

Тендеры проводят частные компании, а также госкомпании и бюджетные учреждения. Первые публикуют запросы на любых электронных площадках: собственных сайтах и агрегаторах. С остальными всё сложнее: информация о тендерах размещается на аккредитованных электронных торговых площадках (ЭТП).

Закупки частных предприятий регулируются нормами Гражданского кодекса. Например, если в торгах будет только один участник, их признают несостоявшимися.

ч. 5 ст. 447 ГК РФ

Государственные тендеры в России регулируют два основных закона:

  • ФЗ-44. Регулирует закупки федеральных и муниципальных бюджетных учреждений, все этапы сделок. Исполнители госзаказов получают деньги напрямую из бюджета.
  • ФЗ-223. Применяется, если торги объявляет госкомпания (доля государства в капитале больше 50 %), их «дочки» и «внучки», субъекты естественных монополий, бюджетные учреждения, которые оформляют закупку за счёт грантов или собственных средств (например, унитарные предприятия). Этот закон устанавливает только общие принципы, большую часть процессов заказчики прописывают сами в специальном документе — положении о закупках.

Кто может организовывать тендеры

Площадок для торгов много. Есть сайты-агрегаторы, на которых размещают только коммерческие закупки. Один из наиболее известных — B2B-Сenter . Крупные компании создают свои ЭТП — к примеру, они есть у Аэрофлота или МТС .

Существуют также ЭТП, на которых размещаются заказы и государственных, и коммерческих структур, например Сбер А (в прошлом — Сбербанк-АСТ).

Государственные закупки можно проводить только на федеральных площадках:

  • АО «Сбербанк — Автоматизированная система торгов»;
  • АО «Единая электронная торговая площадка»;
  • АО «Российский аукционный дом»;
  • АО «ТЭК-Торг»;
  • АО «Электронные торговые системы»;
  • АО «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан»;
  • ООО «РТС-тендер»;
  • ООО «Электронная торговая площадка ГПБ»;
  • Специализированная «Автоматизированная система торгов государственного оборонного заказа».

Распоряжение Правительства РФ от 12 июля 2018 г. № 1447-р

Где удобнее искать тендеры

с

Все актуальные и выполненные заказы по 44-ФЗ и по 223-ФЗ размещаются на общем портале zakupki.gov.ru . В каждом есть ссылка на ЭТП, где проводятся (проводились) торги.

с

Коммерческие и государственные закупки можно отслеживать сразу на электронных торговых площадках, например Сбер А . Или на агрегаторах, которые собирают данные сразу со всех ЭТП, — они часто платные.

с

Информация о коммерческих торгах конкретных компаний размещается на их сайтах (корпоративных ЭТП).

т

Малому и среднему бизнесу стоит следить за сервисом «Берёзка» . Там размещаются заказы бюджетных организаций с закупкой у единственного поставщика на сумму до 300 тысяч рублей. Исполнители регистрируются в большом каталоге и отслеживают тендеры, а затем предлагают свои товары.

В теории, любая компания может участвовать в любой открытой закупке — достаточно зарегистрироваться на портале и отправить заявку. Но на практике малому бизнесу обычно доступны не все конкурсы: например, в торгах по 44-ФЗ часто требуется большой опыт работы с бюджетными организациями. Для компаний с небольшим оборотом надёжнее отслеживать тендеры на «Берёзке» и универсальных аккредитованных ЭТП: так можно найти подходящие заказы и госкомпаний, и коммерческих организаций.

Главное

�� Тендер — это торги, на которых заказчик выбирает поставщика. Заказчик объявляет о своей потребности, а потенциальные исполнители предлагают свои товары или услуги.

�� Торги проводят частные фирмы, а также госкомпании и бюджетные учреждения.

�� Частные компании публикуют запросы на собственных сайтах и агрегаторах, а госкомпании и бюджетные учреждения — только на аккредитованных площадках.

�� Все заказы госкомпаний и бюджетных учреждений можно найти на общем портале zakupki.gov.ru. В каждом есть ссылка на площадку, где проводятся или проводились торги.

Тендер: что такое и как это работает

В статье рассмотрим понятие тендера, какие виды тендеров бывают, как подготовиться к участию в тендере, как правильно заполнить документацию и создать выигрышное предложение, а также какие ошибки необходимо избежать при участии в тендерных конкурсах.

Что такое тендер

Тендер — это процедура, с помощью которой организации и компании выбирают победителя для выполнения определенного заказа или предоставления услуг.

В процессе тендера заказчик публично объявляет о своем намерении приобрести товары или услуги и приглашает потенциальных поставщиков подать предложения. После этого заказчик оценивает и сравнивает предложения и выбирает наилучшее в соответствии с определенными критериями.

Прежде, чем продать товар, придется конкурировать на рынке сбыта. Здесь покупатель в поиске низкой цены, а компании предоставляют заинтересованному лицу продукт не хуже тех, что есть у конкурентов, так еще и за приятную сумму. Заказчик составляет техническое задание, в котором указаны требования к исполнителю, товару или услуге.

Тендер — это мероприятие, которое проводится компанией — заказчиком. Участие в тендере делает возможным проведение торгов. Участники пытаются продать товар заинтересованному лицу, которое ищет производителя качественной продукции за небольшую цену.

Например, девушке понравились брюки за 5000, но хотелось бы найти дешевле. При этом нужен товар не хуже дорогого аналога. Представители массмаркета предлагают похожие модели и если поискать — найдёте приличную вещь. В магазине M. брюки из качественных материалов, а в магазине L тоже, но дороже на 20%. В этом случае потребитель выберет товар по самой низкой цене. А значит, магазин, где покупатель сделал выгодную покупку, выиграл тендер.

Зачем нужен тендер?

Мероприятие полезно обеим сторонам — покупателю и продавцу. Бизнесмены часто участвуют в тендерах. Репутация организации зависит от этого. Если предприятие не боится конкуренции и интенсивно продвигает продукт, это заслуживает внимания. Быть частью списка номинантов — значит не обманывать ожидания будущих клиентов и предоставить им актуальный проект.

В то же время покупатели будут сравнивать продукты, опираясь на потребности и финансовые возможности. Допустим, потребитель решил создать бизнес — онлайн-школу. Само собой, владелец постарается найти команду учителей, которая будет работать за минимальную оплату и выполнять большую часть работы.

Кто проводит тендеры?

Государство. Среди заказчиков могут быть школы, больницы, театры или музеи. То есть любые государственные учреждения. К примеру, в 2023 году средняя школа №31 в Ярославской области объявила тендер на поставку учебников.

Компании с государственным участием. Это юридические лица, которые поддерживает государство. К примеру, банк ВТБ. В 2022 году ВТБ объявил конкурс на 2 млрд. рублей. Банк был заинтересован в услугах по размещению рекламно-информационных материалов в интернете. Требования к исполнителю: продвижение мобильных продуктов банка и размещение рекламы.

Частные компании. Заинтересованные лица — негосударственные предприятия. У заказчиков свои правила игры — какие исполнители участвуют в тендере и по каким критериям их будут отбирать. При этом важно, чтобы условия кандидатов были равны и соблюдался закон о конкуренции.

Что нужно, чтобы участвовать в тендерах?

Готовность к большому объему работ и ответственность.Тендеры, которые проходят на государственном уровне, требуют от компании заполнять многочисленные документы.

Готовиться к проверке госслужб. Проверка на соответствие предприятия требованиям. Это делается для того, чтобы среди кандидатов не оказался неизвестно кто. Ведь заказчик полагается на исполнителя и инвестирует в его проект.

Имидж. Важно правильно преподнести проект, использовать запоминающийся логотип и слоган.

Официальная регистрация компании. Кроме этого, у фирмы должен быть расчетный счет, ИНН и отсутствие долгов в банке.

Наглядность проекта. Желательно поработать над структурой, чтобы будущие заказчики и организаторы видели, какие проблемы выявил участник и как их решить с помощью его продукта.

Обеспечение тендера. Организатор-инвестор просит внести определённую сумму участникам мероприятия в качестве гарантии. Только те, кто выполнил это условие, допускаются к тендеру. Так отсеивают неплатежеспособных кандидатов. Проигравшим сумма возвращается.

Что делать, если удалось выиграть тендер?

Поздравляем с победой! А теперь нужно приступить к выполнению контракта. В первую очередь, следует ознакомиться с контрактом, который был заключен с заказчиком. В нем должны быть указаны все условия исполнения работ или оказания услуг, сроки, стоимость и расчетный порядок.

Далее, следует составить план работ, исходя из требований, которые были определены в тендерной документации и контракте. Обязательно учтите все сроки и критерии качества, которые были определены заказчиком.

При необходимости, сформируйте команду для выполнения работ. Назначьте ответственных за каждый этап проекта и обеспечьте эффективное взаимодействие между членами команды.

Также, не забывайте о документации. Все этапы выполнения работ должны быть документально зафиксированы, а отчетность должна соответствовать требованиям, указанным в контракте.

Не забывайте о своей репутации. В случае успешного выполнения контракта, вы получите положительные отзывы от заказчика, что может стать дополнительной рекламой для вас и вашей компании в будущем.

Если возникают какие-либо трудности в процессе выполнения работ, обязательно обращайтесь к заказчику и уточняйте все нюансы, чтобы не допустить нарушения исполнения договора.

Итоги

Тендер — не аукцион. Здесь цена китайской вазы не возрастает с 10 тыс. до 100 тыс. рублей. Производитель выбирает, кому продавать проект за большее денежное вознаграждение.

В рамках тендера участники заинтересовывают организаторов ценами, спектром услуг и бонусными программами.

Тендер

Тендер — это способ закупки: компании и организации приглашают поставщиков выполнить определенные работы и выбирают исполнителя на конкурсной основе.

Что значит тендер в рекламе

Тендеры в рекламе работают по такому же принципу: заказчики их создают и выбирают наиболее подходящее предложение из заявок рекламных агентств и других поставщиков рекламных услуг. В этом суть тендера — определить исполнителя, который предоставит самые выгодные решения для конкретной задачи: разработки рекламной стратегии, медиапланирования, создания креативов, закупки рекламного времени и других услуг. Также считается, что тендеры на рекламном рынке помогают сделать выбор поставщиков более прозрачным и справедливым.

Решающими факторами могут стать бюджет, опыт и репутация поставщика, предложенные идеи и стратегии, сроки выполнения работы. С агентством или специалистом по рекламе, которые выигрывают тендер, заказчик подписывает контракт.

Участниками тендера вправе быть компании, ИП, самозанятые и физлица. Главное — отвечать требованиям заказчика в тендерной документации.

Виды тендеров

Существует несколько классификаций тендеров.

  1. По степени доступности для участников:
  • Открытый тендер. Информация о его проведении и условиях доступна публично, участвовать могут любые заинтересованные агентства, компании, ИП и даже физлица. Закономерно, что на таких торгах максимально высокая конкуренция. Другая особенность открытого тендера — прозрачность процесса: все участники видят, как и по каким критериям происходит выбор победителя.
  • Закрытый тендер. Информация о процедуре и условиях доступна только поставщикам, которых пригласил организатор торгов. Это снижает уровень конкуренции и упрощает заказчику выбор поставщика. Особенно, если заказчик уже знает всех участников, и главное, для чего он создал тендер — определение лучшего из них.
  • Специализированные торги. Только для участников, которые соответствуют узким критериям. Например, с определенными квалификацией или набором оборудования.
  1. По способам проведения:
  • Аукцион — вид открытого тендера. Все участники видят ставки друг друга, снижать цену можно без ограничений — побеждает тот, кто предложил наименьшую.
  • Запрос котировок — похож на аукцион, но участники не видят предложения других потенциальных исполнителей.
  • Конкурс. Здесь имеет значение не только цена — выигрывают сроки и опыт выполнения подобных заказов, квалификация участника — в зависимости от того, что важно организатору этого тендера. В ходе торгов в предложение можно вносить изменения.
  • Запрос предложений. Похож по механике на конкурс, но подать заявку участники вправе один раз и без изменений.

На рекламном рынке последние два вида встречаются чаще всего.

  1. По источнику финансирования:
  • Государственные закупки на бюджетные средства.
  • Коммерческие тендеры от частных компаний.
  • Тендеры, которые проводят организации с долей государственной поддержки — от 50% и выше.

Кто проводит тендеры на рекламу

Чтобы понимать, как получить тендер, важно представлять процесс в целом. В том числе — кто эти тендеры проводит.

Поставщиков рекламных услуг ищут:

  • Государственные и муниципальные организации.
  • Крупные частные компании и корпорации.
  • Некоммерческие организации.
  • Интернет-платформы и онлайн-рынки.

Где найти и разместить тендер

В основном тендеры размещаются на электронных торговых площадках. Для поиска госзаказов подходят ЕИС, Сбербанк-АСТ, Заказ РФ, Росэлторг, Национальная электронная площадка, РТС-тендер и другие федеральные площадки.

Где найти негосударственный тендер: Закупки 360, РосТендер, ОТС, Контур.Закупки, Тендерплан и еще более 200 площадок. Кроме того, можно мониторить раздел закупок на сайтах крупных коммерческих организаций. А еще — искать тендеры на специализированных ресурсах — например у Sostav есть своя тендерная площадка.

Нюансы работы с тендерными площадками:

  • Некоторые сервисы берут комиссию с победителя закупки — внимательно изучите условия использования.
  • Искать тендеры можно по отрасли, региону, наименованию, идентификационному коду закупки.
  • Если важен конкретный заказчик, удобнее искать его предложения по ИНН и названию компании или организации.

Что нужно для участия в тендере

Участие в тендерах требует серьезной подготовки.

Чтобы получить тендер, необходимо:

  1. Изучить условия участия и требования. Так вы поймете, способны ли выполнить необходимые задачи.
  2. Подготовить документацию:
  • коммерческое предложение с описанием возможностей и опыта;
  • справки о финансовой устойчивости компании;
  • успешные кейсы;
  • портфолио с подходящими тендеру услугами;
  • структуру расходов и предложение по цене;
  • любые другие документы, перечисленные в тендерной документации.
  1. Подать заявку в срок и по требованиям тендера — по электронной почте, через загрузку на специализированный сервис или с физической доставкой в указанное место.
  1. Презентовать предложение. Бывает, что заказчик приглашает финалистов тендера на презентацию или интервью — важно быть готовыми представить идеи лично.

Повысить шансы помогут:

  • Опытные специалисты. Отдельно — для поиска и отбора тендеров, отдельно — для подготовки тендерных предложений.
  • «Свой человек» на стороне организатора торгов — подскажет, что стоит включить в коммерческое предложение, какие финансовые условия привлекательны для заказчика.
  • Согласие работать по постоплате. Это особенно касается государственных тендеров: сначала агентство тратит деньги, после заказчик компенсирует затраты.

Оптимальное решение — постоплата от eLama: запускаете рекламу сейчас, а платите потом. Предложение доступно при бюджете от 300 000 руб. Узнать больше →

О решении заказчика победитель тендера узнают в уведомлении. Последний шаг — заключение контракта.

Главное

  1. Тендер — это, по сути, конкурентный торг. Организация или компания размещает предложение — например, провести рекламную кампанию на определенных условиях. Участники тендера отвечают на предложение, организатор тендера выбирает подходящий вариант. Определяющими критериями могут стать цена, опыт исполнителя и подходящие сроки.
  2. Тендеры бывают открытыми и закрытыми, государственными и коммерческими. В аукционах и запросе котировок выигрывают участники, которые предлагают наименьшую цену. В конкурсах и запросах предложениях на решение организатора торгов влияют дополнительные факторы.
  3. Искать тендеры удобно на электронных торговых площадках. Для госзакупок основной сервис — ЕИС, можно использовать еще несколько площадок. Для поиска коммерческих трендов доступно больше 200 ресурсов. Тендеры на рекламные услуги имеет смысл мониторить дополнительно на отраслевых сайтах.
  4. Для участия в торгах важно внимательно изучить тендерную документацию — она прикрепляется к каждому тендеру. Чтобы повысить шансы на выигрыш, пригодятся опытные в работе с тендерами специалисты, контакт на стороны заказчика и готовность выполнять услуги по постоплате.

Тендер на рекламные услуги и условия его проведения

Ниже представлены рекомендации по условиям проведения тендеров для рекламодателей и рекламных агентств, разработанные в Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР) на основе анализа рекомендаций, действующих на наиболее развитых западных рекламных рынках, а также опыта работы крупнейших российских рекламных агентств и рекламодателей.

Этапы проведения отбора рекламных агентств

Тендеры могут проводиться в один или два этапа. Тендер в один этап проводится в том случае, когда у рекламодателя существует шорт-лист, то есть список агентств, с кем у него уже были деловые отношения. Тендер в два этапа проводится в том случае, когда рекламодателю необходимо формирование шорт-листа и выбор агентства на основании предложений.

1. Предварительный отбор агентств

Участие в том или ином тендере является для любого рекламного агентства прежде всего бизнес-решением, основанным на анализе затрат, рисков и возможной прибыли. Поэтому во избежание возможных недоразумений важно, чтобы все потенциальные участники тендера еще на ранней его стадии получили одинаковый объем информации по процедуре и условиям его проведения. Главными моментами также являются максимально прозрачные условия для всех участников и постановка реальных сроков выполнения тендерного задания. На предварительном этапе отбора агентств заказчику тендера целесообразно определить, какой тип рекламного обслуживания ему необходим, исходя из сектора рекламного рынка, типа рекламных услуг и специализации агентств. Далее необходимо определить количество агентств, удовлетворяющих указанным критериям, собрать информацию об отобранных агентствах и разослать им приглашение на проведение презентации агентства. Как показывает российский и международный опыт, на презентации имеет смысл приглашать 5-7 агентств. Распространенной практикой является создание в том или ином виде тендерного комитета рекламодателя. Состав его участников должен включать всех лиц, реально участвующих в принятии решения о выборе рекламного агентства и не должен включать других представителей заказчика. Соблюдение этого условия гарантирует объективный выбор лучшего предложения, соответствующего целям и задачам планируемой рекламной кампании. Вместе с тем, для отдельных узкоспециализированных направлений тендерный комитет может не создаваться. Еще до объявления тендера все члены комитета должны быть ознакомлены с полным пакетом документов, предлагаемым потенциальным участникам, включая тендерное задание, и выразить свое согласие с ним. В противном случае возможна ситуация, когда некоторые члены комитета будут иметь особое мнение о задачах рекламной компании, в результате чего работа участников тендера окажется заведомо несоответствующей ожиданиям. Члены тендерного комитета должны также согласиться с процедурой и критериями выбора победителей, едиными для всех участников тендера.

2. Первый этап тендера. Презентации агентств

  • основные планируемые условия контракта, включая срок, территорию действия, объем работ и другие условия, могущие повлиять на формирование ценового предложения;
  • все участники первого этапа должны быть проинформированы о критериях отбора;
  • все участники первого этапа должны быть проинформированы о результатах отбора;
  • агентствам, прошедшим во второй этап, следует разослать список участников второго этапа и его задание, а также срок и форму предоставления предложений;
  • в случае изменения в составе участников, появления дополнительных конкурсантов, обязательно извещать всех участников;
  • важным моментом является определение и обнародование принципов и способов вознаграждения участников и победителей тендера.

3. Второй этап тендера. Предложения агентств

Оставшиеся после первичного отбора наиболее квалифицированные агентства допускаются ко второму этапу, причем нередко им высылается более полная и эксклюзивная информация, конфиденциальность которой отдельно оговаривается в регламентирующих документах.

Второй этап тендера рекомендуется проводить на платной основе и объявлять об этом на стадии приглашения агентств в тендер. Во время тендера агентства-участники несут достаточно большие ресурсные затраты и прямые финансовые расходы. Особенно это касается второго этапа тендера, который предполагает подготовку основной презентации и связанных с ней попутных расходов. Организация, готовая взять на себя покрытие небольшой части расходов участвующих во втором этапе агентств, демонстрирует серьезность своих подходов к выбору партнера, стимулирует агентства к еще более качественной и творческой подготовке тендерного предложения, а также способствует улучшению общего климата рекламной отрасли в целом. Размер компенсации должен быть равным для всех агентств-участников тендера.

Известно множество случаев, когда ряд известных агентств, не желая тратить рабочее время своих ведущих специалистов впустую, без коммерческой отдачи, настаивает, чтобы в приглашении обязательно было указано, готова ли организация, объявившая тендерный конкурс, оплатить интеллектуальные разработки (хотя бы в минимальном размере) всем участникам тендера, представившим свои предложения. Наличие такого подтверждения, по мнению многих агентств, является дополнительным свидетельством подлинной заинтересованности заказчика в цивилизованном получении оригинальных разработок, а не сбором и бесплатным заимствованием чужих творческих идей.

На втором этапе тендера от агентств требуется детализированное предложение по решению маркетинговых задач клиента. Основная задача тендера — выбрать лучшее предложение, максимально соответствующее объявленным на начальном этапе целям. Представившее это предложение агентство и является победителем тендера.

Качество подготовки предложений напрямую зависит от качества постановки задачи. Чтобы максимально быстро и точно определить потенциал агентств-участников уже на начальном этапе, минимизировать затраты на создание и рассмотрение нерелевантных предложений как со стороны агентства, так и со стороны рекламодателя, необходимо большое внимание уделить составлению задания на тендер. Чем более точным, конкретным и полным является задание на тендер, тем на более качественные, продуманные и релевантные поставленным задачам предложения можно рассчитывать. Задание на тендер следует составлять таким образом, чтобы агентства могли наиболее полно раскрыть свои возможности. Для этого имеет смысл выставлять на тендер одну-две наиболее важных для данного периода задачи. Также на этапе разработки задания следует уделить внимание иерархии задач, стоящих перед маркетинговым отделом организации, и выносить в задание разработку именно стратегических компонентов предстоящей рекламной кампании.

В отношении к тендерным заданиям на разработку творческих концепций и рекламных материалов на проектной основе необходимо учитывать следующее:

  • необходимо обеспечить всем агентствам-участникам одинаковые условия: сроки получения задания, исходные данные, сроки предоставления проекта и так далее;
  • стороны должны утвердить бюджет и сроки сдачи проекта;
  • необходимо предусмотреть компенсацию рекламодателем затрат рекламного агентства;
  • сумма компенсации, одинаковая для всех агентств-участников, устанавливается заранее.

В зависимости от поставленной рекламодателем задачи, срок подготовки агентств-участников может варьироваться. Так, если необходима разработка стратегии и креатива, то время подготовки может занять недель; если это предложение по механике проведения мероприятия, то время подготовки может сократиться до 7 рабочих дней. Рекламодателям рекомендуется придерживаться именно этих сроков при планировании второго этапа тендера, поскольку меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых агентствами разработок.

По получении условий проведения второго этапа тендера, агентства должны письменно подтвердить свое согласие на участие в нем и подписать двустороннее соглашение с клиентом о соблюдении конфиденциальности и авторских прав. Перед проведением презентации рекламодателю и агентству следует согласовать друг с другом максимальное отведенное для презентации время, а также состав участников презентации с обеих сторон. Крайне важным представляется участие в презентации руководителей высшего звена организации-рекламодателя, принимающих окончательные решения в вопросах маркетинга и рекламы.

4. Объявление результатов тендера

Все агентства, принимавшие участие во втором этапе тендера должны быть проинформированы заказчиком тендера о результатах в течение рабочих дней после проведения последней презентации.

Результатом тендера могут быть:

  1. Выявление победителя.
  2. Отсутствие победителя.
  3. Продолжение тендера на дополнительно определенных условиях.

Проигравшие агентства обязаны, в соответствии с соглашением, вернуть рекламодателю предоставленные материалы, а рекламодатель — вернуть агентствам материалы презентаций. В целях установления атмосферы взаимного доверия на рынке, а также сохранения хороших отношений между всеми участниками тендера в будущем, рекламодателю рекомендуется указывать в письме оранизацию, победившую в тендере, а также причины, по которым предпочтение было отдано именно другому агентству.

Требования к составлению задания на тендер

Исходя из традиций делового документооборота, агентства при работе с клиентом используют ряд стандартных документов. Ключевым типом документа в практике взаимоотношений рекламного агентства и рекламодателя является «бриф» (от англ. Brief — короткий, сжатый) — задание, которое используется для постановки задачи агентству в целом или его подразделениям (например: Media Brief — задание на разработку медиастратегии и медийной кампании, Creative Brief — задание на разработку креативной стратегии и рекламных материалов, и другие). В нем раскрываются идеи рекламодателя, его видение особенностей предстоящей работы, указываются требования, пожелания и советы.

Целесообразно представлять агентству задачу в формате, привычном для рынка рекламы, что, помимо целостности информации, способствует экономии времени со стороны персонала рекламодателя. Использование более или менее стандартизованных форм снимает ряд вопросов относительно того, что следует включать в задание, а что не следует. В приложении к настоящему документу представлены типовые формы заданий для нескольких наиболее распространенных случаев: Creative Brief — бриф на разработку рекламных материалов; Media Brief — бриф на разработку медиа-плана; BTL Brief — бриф на разработку BTL-коммуникаций.

Обязательной составной частью любого задания является, помимо необходимой для разработки предложения исходной информации, наличие четко определенных критериев (качественных либо количественных) оценки выполнения тендерного задания. При отсутствии либо невозможности применения балльной системы оценки предложения, необходимо максимально четко обозначить ряд качественных параметров (например: ясность, соответствие выбранной аудитории, оригинальность, новизна), по которым будут впоследствии оцениваться презентации агентств-участников.

Иногда в заданиях, особенно со стороны крупных компаний, отводится специальное место для краткого описания условий и порядка заключения будущего контракта с победителем конкурса. Это делается для того, чтобы подстегнуть интерес агентств-участников и заставить их подключить к разработке лучших специалистов. Тем самым агентствам посылается своего рода сигнал: проект реальный, у него есть бюджет и сроки реализации, заказчик настроен серьезно и не занимается сбором креативных идей впрок для своих рекламных кампаний.

Задание на тендер должно быть подписано уполномоченным лицом, участвующим в процессе принятия решения по проводимому тендеру. Заполненные формы должны быть разосланы агентствам-участникам, которым должна быть предоставлена возможность задать вопросы, если таковые появятся. Лицо, ответственное за проведение тендера со стороны рекламодателя, должно обеспечивать получение ответов от соответствующих служб своей организации, если вопрос выходит за рамки компетенции ответственного лица.

Соблюдение авторских прав и конфиденциальности при проведении тендеров

Для того, чтобы все участники тендера, а также его заказчик имели общее понимание процедуры и ключевых условий проведения тендера, рекомендуется заключение специальных договоров на участие в тендере, регламентирующих такие моменты, как сроки, объем задания, вознаграждение, потенциальные условия контракта по итогам тендера, авторские права и так далее.

Рекомендации и идеи, использованные агентством при подготовке презентации, являются его собственностью и защищены авторским правом. Рекламодатель не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер агентств. С другой стороны, агентство, которому были сообщены фундаментальные элементы технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя, должно считать их строго конфиденциальными и не использовать их для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано рекламодателем.

В целях упрощения процедуры обмена конфиденциальной информацией, перед вторым этапом тендера между агентством и рекламодателем может быть заключено двустороннее соглашение о конфиденциальности, закрепляющее основные положения и права по использованию агентством информации по фундаментальным элементам технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя во время подготовки предложения. Этот же документ может содержать положения, регламентирующие и закрепляющие дальнейшее неиспользование рекламодателем идей и разработок агентства в случае его проигрыша в тендере.

Участникам тендера рекомендуется обеспечить полное и точное правовое сопровождение всех тендерных процессов, так как это позволяет избежать спорных ситуаций, как в процессе, так и по окончании тендера. Оптимальной формой для этого служит полноценное тендерное соглашение, являющееся юридическим документом, обязательным для исполнения обеими сторонами.

Срок заключения контракта и периодичность проведения тендеров

Заключаемый после подведения итогов тендера контракт на рекламное обслуживание целесообразно делать на продолжительный период, рекомендуемый срок — не менее двух-трех лет. Это даст возможность клиенту по-настоящему интегрировать агентство со своей маркетинговой структурой, а, значит, добиться результативной совместной работы. Слишком частое проведение тендеров приводит к тому, что клиент и агентство руководствуются краткосрочными целями, теряют стратегическое понимание бизнес-задач и решений.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *