Как эффективно организовать работу отдела закупок
Перейти к содержимому

Как эффективно организовать работу отдела закупок

  • автор:

Организация закупок: как построить план

Организацию закупок и управление запасами необходимо начинать с планирования. Это первый и самый важный шаг, который должен сделать руководитель закупок. В соответствии с планами организуют закупочную деятельность, выбирают поставщиков, проводят аналитику и осуществляют контроль.

Организацию закупок и управление запасами необходимо начинать с планирования. Это первый и самый важный шаг, который должен сделать руководитель закупок. В соответствии с планами организуют закупочную деятельность, выбирают поставщиков, проводят аналитику и осуществляют контроль.

План — это прогноз, который строится на вероятностной оценке развития событий — на основе экономических, статистических, политических, социальных и прочих исследований.

Каким бывают планы: три типа

В зависимости от детальности, срочности и точности планы можно разделить на три типа.

  1. Оперативный — краткосрочный план. С его помощью директор закупок может разобрать вопросы текущих закупочных процессов. Он максимально точен и предполагает быструю реакцию на изменения. Оперативные планы выносятся на обсуждения в рамках ежедневных и еженедельных совещаний.
  2. Тактический — составляется в разрезе года или полутора лет. Его обсуждают в рамках совещаний по пересмотру бюджетов, планирования продаж, закупок и снабжения. Тактический план следует ежемесячно обновлять и детализировать при управлении цепями поставок по конкретным закупаемым позициям, их характеристикам и времени поставки. К разработке таких планов целесообразно подключить отделы закупок, маркетинга, разработки новых продуктов.
  3. Стратегический — используют во время стратегического планирования деятельности компании. Строиться в разрезе трёх, пяти, десяти и более лет. Стратегический план определяет цели закупок и снабжения, их стратегии в соответствии с потребностями компании.

Как построить план закупок с помощью XYZ-анализа и треугольника Хопкинса

Для качественного планирования закупочной деятельности необходимы данные предыдущих периодов: о совершённых ранее закупках, затраченных ресурсах, поставщиках, коммерческих условиях. Нужно проанализировать размер закупок, их частоту и динамику цен.

Сделайте XYZ-анализ, так вы сможете разобрать все факторы, влияющие на потребление ресурсов и их стоимость (таблица 1).

Справка: XYZ-анализ — анализ, позволяющий классифицировать ресурсы компании в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности в течение определённого временного цикла.

Таблица 1. Закупочная деятельность: как спланировать ресурсы, в зависимости от категории

Интервал коэффициента вариации

Как спланировать

Ресурсы со стабильным потреблением в течение года.

Можно спланировать, опираясь на данные предыдущих периодов, анализ трендов, задач будущих периодов.

Ресурсы с непостоянным потреблением (колебания могут зависеть от сезонности, проводимых мероприятий и т.п.

Ресурсы с нерегулярным (случайным) потреблением, которое сложно спрогнозировать.

Следует опираться на информацию о потреблении схожих категорий, знать последние планы отделов закупок.

Организация закупок впервые: как быть, если нет данных для анализа

Для начала можно распланировать самые важные, крупные и затратные закупочные категории на основе имеющихся данных, опираться на открытые источники. План может быть неточным, но это лучше, чем его полное отсутствие.

Можно воспользоваться треугольником Хопкинса «Быстро, качественно, недорого» (рисунок 1).

Рисунок 1. Треугольник Хопкинса

Треугольник Хопкинса

Из трёх возможных можно выбрать только два варианта:

  • нужно купить качественно и недорого — планируйте закупки заранее!
  • нужно качественно и быстро — будьте готовы потратиться!
  • вариант быстро и недорого — огромная вероятность, что товар будет некачественным, этот вариант вряд ли подойдёт компании.

Важно! «Быстро, качественно, недорого» — принцип любой работы. Им может воспользоваться и директор закупок. Работу нельзя сделать одновременно качественно, быстро и недорого. Одной из составляющих придётся пожертвовать. Нужно найти баланс между тремя вершинами треугольника, чтобы уложиться в бюджет и сроки, не жертвуя качеством.

Привлеките к разработке плана руководителя закупок, финансовый отдел и отдел планирования, распределите роли, сроки и обязанности.

Что учесть в план отдела закупок на год

В годовом плане отдела закупок нужно отразить потребности компании на закупки и снабжение, правильно распределить ресурсы с учётом интенсивности, характера потребления, особенностей закупки, учесть время, необходимое для проведения закупки, производства и доставки, а также дополнительные события — различные активности (конференции и выставки), график отпусков. Основой для плана отдела закупок должен служить тактический план закупок компании.

План нужно согласовать с отделами закупок и финансовым отделом. Решение о закупке должны принимать конкретные сотрудники, ответственные за исполнение плана и его своевременную корректировку.

Для ресурсов категории X можно спланировать годовые контракты с графиком поставок в течение года. Для ресурсов категории Y нужно учесть оптимальное время закупки (например, сезон распродаж). При планировании ресурсов категории Z нужно заложить время на анализ рынка, поиск поставщиков, проведение уникальной закупочной процедуры.

Все отклонения от плана нужно выносить на обсуждение в рамках совещаний или форумов. Факторы, которые повлияли на отклонение от плана важно установить и проанализировать. Их причины могут быть связаны с неточным исполнением плана отделом закупок, изменениями бизнес-планов подразделений, иными изменениями внутренней и внешней среды.

При корректировке плана нужно опираться на сложившуюся действительность, а к корректировке и согласованию нужно подключить всех задействованных в процессе участников.

Лучшее решение — сценарное планирование. Можно детально проработать несколько планов с учётом разных вариантов развития событий. Альтернативные варианты пригодятся при принятии оперативного конкурентного решения, при резком изменении курса валют, при различных внезапных событиях. Но утвердить всё равно необходимо один — основной план.

Смотрите также:
  • Управление эффективность предприятия: как правильно ставить цели сотрудникам
  • Корпоративные споры: из-за чего возникают конфликты в организациях?
  • Контрактная система: работа над ошибками

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Как раскрыть потенциал отдела закупок? Стратегия трёх шагов

На любом предприятии, чей бизнес построен на торговле, в той или иной форме обязательно функционирует отдел закупок. В крупных корпорациях это целые службы с большим штатом и, как правило, сложной иерархией. В небольших компаниях, специализирующихся, преимущественно, на рознице, он может быть представлен всего одним сотрудником. Независимо от масштабов фирмы и ее географического размаха, потенциал отдела закупок до сих пор остается недооцененным.

Потенциал отдела закупок

На любом предприятии, чей бизнес построен на торговле, в той или иной форме обязательно функционирует отдел закупок. В крупных корпорациях это целые службы с большим штатом и, как правило, сложной иерархией. В небольших компаниях, специализирующихся, преимущественно, на рознице, он может быть представлен всего одним сотрудником. Независимо от масштабов фирмы и ее географического размаха, потенциал отдела закупок до сих пор остается недооцененным. По данным Федеральной службы государственной статистики, в 2013 году среднегодовой оборот организаций, занимающихся розничной и оптовой торговлей, составил 8536,2 и 29556,7 млрд рублей. На практике закупки товаров и услуг могут составлять до 70% от совокупных затрат компании. Увеличение прибыли сводится к двум способам: получению дополнительного дохода и сокращению расходов. Эффективное управление закупками может способствовать существенному сокращению расходов и, как следствие, увеличению оборота компании.

Конкурентные преимущества

  • Сокращение затрат (благодаря сотрудничеству с поставщиками из стран с низкими издержками)
  • Повышение конкурентоспособности (за счет продуманной цепочки поставок, оптимизации разработки продуктов, ускорения выхода новых товаров и услуг на рынок)

На практике, работа с закупками вызывает лишь дополнительные проблемы. Это свойственно большинству бизнес-единиц из мира торговли. Они находятся на низшем уровне управления закупками.

Включает в себя набор мер, приводящих к снижению затрат

Развитие западных торговых организаций показывает, что принятие определенных мер может привести к раскрытию потенциала закупочной деятельности. Этот опыт можно объединить в стратегию 3-х шагов, приводящих к эффективному управлению закупками и, соответственно, спросом.

Шаг первый: повысьте статус отдела закупок

Часто работа отдела закупок не согласуется с глобальной политикой компании. В связи с этим решения о покупке товара или сотрудничества с поставщиком принимаются на основе недостаточного количества критериев. Например, только цен на товары и услуги или сроки пребывания контрагента на рынке.

В результате фирма отстает от конкурентов, и ее реакция на потребности рынка снижается. Задачи по снижению расходов не выполняются. Статус блока закупок остается низким.

  1. Расставьте приоритеты. Отдел закупок должен соотносить свои действия со стратегическими целями и задачами компании.
  2. Создайте межфункциональные группы. Это поможет построению общего фундамента закупочной деятельности. Каждая группа должна иметь свою специализацию.
  3. Поставьте масштабные цели. Часто руководство ставит перед подчиненными заниженные цели, поэтому подразделения и не демонстрируют стремительного развития.
  4. Повысьте статус отдела закупок. Все представители организации должны понимать, какое важное значение играют закупки. Тесное сотрудничество внутри компании и синергия повышают шансы на увеличение оборота компании.

Чтобы работать эффективно, отдел снабжения должен взаимодействовать с другими подразделениями на основе партнерских отношений.

Шаг второй: привлеките профессионалов

Когда дело касается столь перспективного направления, как закупки, без профессионалов не обойтись. Одной из главных причин краха на пути к успешному обеспечению и снабжению становится отсутствие квалифицированных кадров.

Согласно исследованию Росстата «Россия в цифрах — 2014», среднегодовая численность сотрудников, занятых в торговых организациях, увеличивается с каждым годом. Только в сравнении 2012 и 2013 года приток новых кадров в сфере оптовой торговли составил 49,7 тысяч человек, розничной — 114,3 тысячи.

Управление спросом и корректировка требований к приобретаемым товарам — отнюдь не исчерпывающий список инструментов для снижения затрат. Эффект экономии, к которому могут привести успешные коммерческие переговоры, порой достигает 20-30%.

Что нужно предпринять?

  1. Наймите профессионала извне. Выгода, которую Вы получите в результате
    эффективного управления, закроет и превзойдет затраты на поиск и оплату его услуг.
  2. Привлеките профильного специалиста, который детально знает статьи расходов Вашей компании.
    Иногда сотрудник, хорошо знакомый со спецификой деятельности предприятия,
    может принести отделу закупок больше пользы, чем работа всего подразделения.
  3. Обучите сотрудников отдела закупок. Результативное обучение не всегда требует больших денежный вливаний.
    К Вашим услугам всевозможные сайты, вебинары, курсы, тренинги и обучающая литература.
    Иногда решить проблему обучения всего отдела может приглашенный бизнес-тренер.
  4. Четко обозначьте KPI. Любые цели должны иметь количественное, временное и качественное измерение.
    Сотрудники работают лучше, если понимают, какие показатели эффективности находятся под их личной ответственностью.

Шаг третий: автоматизируйте бизнес-процессы

Бумажная волокита, обращение к разрозненным неактуальным данным и ведение
отчета вручную — все это многократно замедляет скорость работы. Чтобы избавить отдел закупок от рутинных операций,
используйте автоматизацию. Экономия времени и сил сотрудников на деле обернется экономией для всей компании.

Что нужно предпринять?

  1. Определите свои потребности. Перед тем, как применять IT-технологии, необходимо проанализировать,
    какие бизнес-процессы имеют определяющее значение именно для Вашей компании.
    Автоматизация должна работать на практике.
  2. Прислушайтесь к опытным сотрудникам. Из поля зрения руководителя, которому важно видеть, прежде всего,
    общую картину бизнеса, часто выпадают детали. Они играют важную роль при выборе программного продукта.
    Учесть все нюансы функционирования предприятия поможет мнение профильных работников.

Сегодня внедрение систем автоматизации и обучение персонала занимает считанные недели.
Потраченные на это средства и время нельзя сравнить с той выгодой, которое в итоге получает компания.

В контексте закупочной деятельности рынок IT позволяет автоматизировать
следующие процессы (на примере «1С:Управление торговлей»):

  • Контроль сроков поставки товара и расходов денежных средств
  • Отслеживание своевременности оплаты поставщикам
  • Планирование закупок
  • Регистрация расхождения при приеме товаров
  • Анализ причины сбоя поставок
  • Учет дополнительных услуг и расходов при поставке товара
  • Управление операционными и страховыми запасами

Как эффективно организовать работу отдела закупок

В прошлой статье мы рассказали о том, что мешает отделу закупок стать полноценным инструментом увеличения прибыли компании.

Каждый из упомянутых в прошлой статье факторов снижает эффективность отдела закупок. Если вы обнаружили сходство сразу по нескольким позициям в отношении вашей компании, положение можно считать критическим.

Возникает вопрос →

Что делать руководителю компании и CFO в такой ситуации?

Практика показывает, что выйти из кризиса можно только за счет продуманных пошаговых преобразований.

Шаг первый. Оценка эффективности отдела закупок

Проведите аудит и составьте объективную картину происходящего в Закупках:

  • изучите текущий документооборот;
  • выделите ТОП-20 категорий и суммы затрат по ним;
  • обозначьте лиц, ответственных за закупку данных категорий;
  • уточните количество и функционал сотрудников, вовлеченных в процесс закупки;
  • оцените уровень экспертизы в закупках по категориям.

Шаг второй. Фокус закупок на стратегических вопросах

Освободите Закупки от непрофильной работы, сфокусировав сотрудников на стратегических вопросах:

  • анализ рынка;
  • подготовка технического задания;
  • проведение тендера/переговоров;
  • подготовка и внедрение контракта.

2. Управлении взаимодействием с поставщиками:

  • оценка деятельности поставщиков путем опроса внутренних клиентов и анализа рынка;
  • налаживание обратной связи;
  • рекомендации поставщикам, как сделать их сервис более эффективным;
  • внедрение инноваций.

3. Категорийном менеджменте:

1) Всесторонний анализ по категориям:

  • процесса закупок и потребления;
  • коммерческих условий;
  • спецификаций.

2) Создание долгосрочной категорийной стратегии и новых закупочных схем. Например, переход на операционный лизинг или аренду автомобилей вместо покупки транспорта в собственность.

Обеспечьте полное покрытие Закупками стратегических категорий затрат

Стратегические категории — категории, критично влияющие на ваш бизнес. Такие категории (упаковка, сырье, транспорт, товары и услуги для маркетинга), как правило, составляют бо’льшую часть бюджетных расходов.

Спотовые (разовые закупки с небольшой стоимостью – покупка 10 ноутбуков, поиск офиса под аренду, покупка мебели для офиса и др.) и операционные закупки (обработка заявок на товары для офиса, расходные материалы для магазинов, размещение и отслеживание заказов у поставщиков) выделите в отдельную операционную функцию. Для этого создайте сервисный центр в регионе с низкой стоимостью труда либо передайте операционные функции на аутсорсинг.

Если данные процессы оставить инициаторам, велика вероятность обнулить экономию, достигнутую в ходе сорсинга

Причины таких потерь:

Двигайте таблицу

Шаг третий. Сильная экспертиза

Сосредоточьте экспертизу в отделе закупок на стратегических категориях затрат.

  • нанимать профильных специалистов по каждой конкретной категории;
  • увольнять «уставших» – тех, кого нельзя мотивировать;
  • обучать сотрудников (тренинги, референц-визиты и пр.);
  • накапливать знания, полученные со стороны поставщиков и компаний из той же индустрии.

Шаг четвертый. Четкие цели

Поставьте перед Закупками четкую цель: оптимизировать затраты по конкретным закупочным категориям. Достижение экономических показателей поручите Финансам. А чтобы эффективно потратить сэкономленные благодаря сорсинг-мероприятиям средства, корректируйте бюджет ежеквартально.

Важно:

Финансы учитывают не расчетную, а фактически полученную экономию

Шаг пятый. План сорсинг-мероприятий

Согласуйте с отделом закупок план сорсинг-мероприятий, рассчитанный на год, а лучше на два ближайших года. Это позволит оценить масштаб экономии и задействовать необходимые трудовые ресурсы.

Шаг шестой. Подписание и отслеживание SLA (соглашений об уровне сервиса)

Обязательно разработайте и подпишите SLA между Закупками и другими подразделениями компании.

Раз в квартал замеряйте эффективность отдела закупок.

Обратной связи можно добиться посредством опросов, помогающих выяснить →
  • Довольны ли инициаторы сервисом поставщиков?
  • Насколько руководители подразделений удовлетворены сервисом отдела закупок?
  • Каковы плюсы и минусы работы службы закупок?

Мы в своей работе используем ресурс surveymonkey.com.

Регулярно обсуждайте возникающие проблемы между инициаторами и Закупками, отслеживайте реализацию намеченных мероприятий. Это позволит сократить сроки согласования тендерных решений и проведения закупок, а также поможет достичь экономии согласно сорсинг-плану

Шаг седьмой. Выведение закупок из зоны комфорта

Выведите закупки из зоны комфорта!

Попробуйте подыскать новые возможности для сокращения затрат.

Одна из таких возможностей — создание консорциумов по закупкам с другими компаниями. К сожалению, сегодня многие компании не консолидируют закупки даже в рамках собственной организации/группы компаний или даже одного подразделения, что отражается на их результатах.

При поддержке руководства специалисты по закупкам могут консолидировать все объемы группы компаний и провести сорсинг-мероприятие на более высоком уровне

Поставщики пойдут навстречу: они заинтересованы в подписании контракта на больший объем в рамках одного мероприятия.

Шаг восьмой. Используйте бенчмаркинг

Проведите бенчмаркинг — сравнение текущих условий компании с условиями других участников рынка. К примеру, в отношении мобильной связи нужно сравнить затраты на одного пользователя в месяц.

Бенчмаркинг помогает стимулировать Закупки и позволяет оценить потенциал снижения затрат. Кроме того, дает ориентир при переговорах с поставщиками: к какому уровню стоимости нужно стремиться.

Шаг девятый. Вовлеките Закупки в покрытие всех запросов

Требуйте от Закупок, чтобы они покрывали все закупочные категории – прямые и непрямые.

Участие Закупок в процессе принятия стратегических решений повышает их эффективность и конкурентные преимущества, а инициаторам позволяет формулировать запросы корректней и четче

Служба закупок вовлекается с самого начала в проекты компании, где планируются большие затраты.

Шаг десятый. Контроль со стороны финансовой функции

Задачи Финансов:

  • вовлекайте Закупки в процесс формирования бюджета;
  • ставьте перед Закупками агрессивные цели по бюджетной экономии;
  • контролируйте достижение этих целей;
  • участвуйте в аудите закупочной деятельности.

Финансы должны ставить цель экономии и перед инициаторами. Это вынуждает инициаторов сотрудничать с Закупками при выборе поставщиков даже в тех категориях, в которых Закупки ранее не участвовали.

Шаг одиннадцатый. Руководитель компании — основное заинтересованное лицо

Вы, как никто другой, понимаете, что результаты службы закупок напрямую влияют на достижения компании. Поэтому в ваших интересах стать основным заинтересованным лицом, спонсором функции закупок.

CEO должен регулярно (раз в квартал):

  • оценивать итоги деятельности Закупок совместно с другими функциональными руководителями;
  • получать достоверный отчет о достижениях/проблемах в области закупок;
  • получать отчет о результатах Закупок в сравнении с аналогичными компаниями.

Важно:

закупки касаются деятельности всей компании и всех функциональных руководителей, поэтому необходим контроль и заинтересованность со стороны CEO. По этой причине в международных компаниях руководитель функции Supply (снабжения) нередко подчиняется CEO напрямую

Подведем итоги

Если вы хотите получить от отдела закупок максимальный результат, создайте конкурентную среду, в которой Закупки будут соревноваться внутри своей команды, с другими службами в рамках компании и со службами закупок иных организаций. Иначе деятельность Закупок останется хаотичной и не принесет ощутимого результата.

В международных компаниях CEO и CFO вовлечены в стратегические вопросы управления закупками. Объясняется это тем, что закупки увеличивают прибыль компании наравне с продажами.

В России закупки долгое время оставались на вторых ролях, так как последние 15 лет наблюдался рост потребления и продаж. Неэффективность в закупках не принималась во внимание руководством в погоне за сверхприбылью и благодаря отсутствию конкуренции.

Закупки становятся конкурентными, если руководство компании в этом заинтересовано, ставит перед Закупками стратегические цели и отслеживает их выполнение

Пришло время изменить фокус. Вы наверняка сможете многое и с пользой изменить в функции закупок в вашей компании! Если вам нужен практический совет, свяжитесь с нами напрямую.

Краткий путеводитель: как организовать закупочный процесс

Закупки на площадке B2B-Center

Закупочной деятельности зачастую не придают должного значения в контексте управления компанией, и эта тема остается для многих непонятной. По этой причине закупки представляют собой проблему для большинства компаний, что неизбежно приводит к тому, что осуществляются они хаотично и неэффективно.

Из чего состоит закупочный процесс?

По своей сути, цель закупок – найти оптимальное соотношение количества, цены и качества, позволяющее удовлетворить потребности компании в рамках установленного бюджета.

Прежде, чем пытаться перестроить закупочный процесс в вашей организации, необходимо четко представлять себе, какие этапы данный процесс в себя включает.

Выявление потребности в закупке, выбор конкретного товара/услуги, формирование профессиональной команды закупщиков, планирование объемов и определений требований к качеству, разработка бюджета, отбор поставщиков, логистика, оценка качества работы, и, наконец, осуществление контракта ? все это требует наличия организованного процесса закупок.

Этапы закупочного процесса:

  • выявление потребности;
  • формирование заявки с подробным описанием предмета потребности;
  • размещение запроса предложений;
  • анализ коммерческих предложений, поданных в рамках запроса предложений;
  • выбор наилучшего предложения на основании установленных критериев (цена, качество, наличие на складе);
  • размещение заказа на поставку, который, будучи принятым продавцом, становится договорным соглашением, включающим ключевые условия поставки;
  • проверка поставленных товаров или услуг на предмет комплектности и соответствия указанным требованиям;
  • выставление поставщиков счета на оплату (если проверка не выявила несоответствий);
  • сверка счета на оплату с заказом на поставку, заполнение необходимых учетных документов;
  • оплата поставщику.

Зачем оптимизировать закупочный процесс?

Компании хотят ответа на единственный важный вопрос: как система закупок может повлиять на прибыль?

Ответ прост: при том, что в узком смысле «закупочная деятельность» подразумевает покупку товаров для нужд бизнеса, ее влияние на результаты бизнеса может быть очень существенным и распространяться не только на сам отдел закупок.

Вот как еще закупочная деятельность отразиться на работе компании:

Эффективность работы. Оптимизированная система размещения заказа на закупку обеспечит экономию времени, денег и позволит максимально увеличить движение наличности. Легкий и быстрый доступ к заказу на закупку, способность соблюдать рамки бюджета и прозрачность операций совершаемых сотрудниками компании позволят усовершенствовать закупочный процесс, и соответственно, обеспечить экономию.

Искоренение мошенничества. Мошенничество – одна из самых серьезных проблем, с которой сталкиваются компании. И в отсутствие четко организованного закупочного процесса, случаи мошенничества внутри компании будут частыми. И напротив, если компания вкладывает ресурсы в создание четкого процесса закупок, по каждой операции будет гарантированно оставаться документальный след, по которому можно будет выяснить, кто именно пытается обмануть компанию, тем самым удерживая остальных от вовлечения в мошеннические действия.

Легкий доступ к ключевой информации. Способствует не только повышению эффективности работы и прозрачности, но также помогает бизнесу понять, что можно усовершенствовать. Например, компания, имеющая доступ к истории закупок за определенный период, может отследить соответствующие тенденции, поведение поставщиков и использовать эту информацию при планировании и согласования бюджета на следующие заказы.

Контроль бюджета. Это еще одна серьезная проблема компаний. Прежде чем осуществить закупку, важно понимать, имеются ли достаточные средства для ее оплаты. Организованный закупочный процесс позволяет улучшить планирование и управление финансами, что, в свою очередь, обеспечивает возможность получать более выгодные цены, более эффективно планировать и, конечно, лучше контролировать денежный поток.

Как организовать процесс закупок?

Организованный закупочный процесс обеспечивает компании четкие рамки работы и позволяет подбирать оптимальные решения для конкретных потребностей компании.

Используйте технологии. Автоматизация закупочного процесса поможет сэкономить время, снизить риски, четко организовать бизнес-процессы, и сократить административные расходы. Например, внедрив функцию Procure-to-Pay (P2P), компания сможет быстрее обрабатывать, проще отслеживать статус заказов на поставку, и снизить трудозатраты.

Собирайте необходимые данные. Отдел закупок должен своевременно получать необходимый набор спецификаций на товары/услуги и запросы на закупку. Ведь если прайс-листы, перечень утвержденных поставщиков или детальная информация о продукте/услуге будут у сотрудников «под рукой», это позволит избежать лишних задержек.

Выстраивайте хорошие отношения с поставщиками. Старайтесь приносить пользу не только своей компании, но и поставщикам. Большинство поставщиков согласятся пересмотреть условия контракта, если будут уверены, что в будущем ваше сотрудничество с ними расширится. Кроме того, управлять рисками, в частности, если речь идет о бракованных товарах или задержке поставки, будет проще, если стороны находятся в добрых партнерских отношениях, а не в конфронтации. Благодаря сотрудничеству с надежными и благоприятно настроенными поставщиками, вам не нужно будет часто пересматривать список поставщиков и условия контрактов, вы сможете обсуждать цену, и вам не придется искать поставщика «в последний момент».

Создайте четкий алгоритм работы. Делегируйте обязанности в зависимости от способностей отдельных сотрудников из команды закупок, для выполнения как коммерческих, так и технических задач. Заведите таблицу показателей выполнения работы сотрудников, письменно зафиксируйте цели, задачи и стратегию отдела закупок, периодически пересматривайте их на уровне руководства. Пусть сотрудники отдела закупок присутствуют на важных совещаниях по продажам и работе с клиентами – тогда они будут понимать «кухню» и будут в курсе результатов работы различных групп внутри отдела продаж.

Роль отдела закупок

Отделу закупок отводится ряд ключевых обязанностей. И от того, насколько профессиональна команда закупщиков, зависит успех предприятия. Вот основные задачи отдела закупок:

  • согласование потребностей в закупке товаров с отделами-пользователями;
  • изучение рынка закупаемых товаров и услуг;
  • выявление потенциальных поставщиков;
  • анализ предложений;
  • отбор поставщиков;
  • оформление заказа на поставку;
  • встречи с торговыми представителями;
  • обсуждение цены и прочих условий поставки;
  • работа с договорами;
  • выявление и устранение проблем, связанных с закупками;
  • ведение учетных данных по закупкам.

Прежде, чем делегировать обязанности отделу закупок, важно в общих чертах наметить закупочную политику вашей организации. Эта политика может служить руководством для отдела закупок, а также использоваться как источник информации для новых сотрудников. Объем и содержание закупочной политики, конечно же, зависит от конкретного предприятия. Для небольшой компании эта политика будет относительно простой, а значит ее легче сформулировать и соблюдать. Для крупного бизнеса, естественно, закупочная политика будет более обширной и детализированной.

В вашей закупочной политике должны быть отражены основные аспекты:

  • Сотрудники, которые уполномочены закупать необходимые компании товары;
  • Товары, которые может заказывать этот сотрудник;
  • Лимит расходов/рамки бюджета;
  • Требования компании к конкуренции поставщиков;
  • Критерии отбора поставщиков;
  • Типы договоров, которые может заключать отдел закупок с выбранными поставщиками;
  • Процедура разрешения конфликтов интересов;
  • Позиция компании в отношении личных займов от поставщиков;
  • Допустимость деловых подарков;
  • Категории информации компании, которые считаются конфиденциальной;
  • Процедура разрешения правовых вопросов.

Это пример простой закупочной политики, которая подойдет для мелкого или среднего бизнеса. Закупочная политика крупных компаний будет более обстоятельной.

Оценка поставщиков

Оценка поставщиков предшествует размещению заказа. Однако роль команды закупок не ограничивается лишь выбором лучшего поставщика. Ваши закупщики должны обеспечивать, чтобы ценность приобретаемых ресурсов с течением времени соответствовала расходам на них. Для этого необходимо периодически оценивать качество работы поставщиков.

Вот несколько критериев, на основании которых это можно сделать:

  • сроки поставки;
  • качество поставляемой продукции;
  • комплектность поставок;
  • ценовая политика;
  • качество обслуживания;
  • финансовая устойчивость поставщика;
  • опыт аналогичных поставок;
  • способность обеспечить соответствие спецификациям на заказ/товар/услугу;
  • профессионализм торговых представителей и технического персонала.

Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *